Select Menu



por Alessandro Trovato

» » » » » Artigo: Pare definitivamente de errar quando utilizar o Excel
«
Proxima
Postagem mais recente
»
Anterior
Postagem mais antiga


Pare de errar quando utilizar o Excel!


É muito comum receber pedidos de pessoas que solicitam auxílio em suas planilhas. Esses pedidos podem ser desde uma dúvida sobre como utilizar uma função do Excel para um determinado problema ou até solicitação de como criar um sistema completo usando o aplicativo. Você com certeza já passou ou passará por isso!

Normalmente somos procurados para responder perguntas do tipo:
1) Minha planilha estava funcionando perfeitamente, mas depois que copiei as fórmulas ela parou de funcionar.
2) Minha fórmula está estranha. Ela não está calculando direito. O resultado está menor/maior do que eu esperava.
3) O resultado das minhas funções está errado. Será que é o Excel que está com problemas?
...e por ai vai.

Adotei há algum tempo uma solução muito prática para não errar e que se aplica à essas situações comuns de dúvidas. Muitas vezes as dúvidas são originadas por erros simples que poderiam ser evitados.
Para evitá-los, simplesmente revejo a criação da fórmula no momento de sua primeira execução. Essa pré-analise auxilia (e muito) na identificação de problemas.

O próprio Excel tem ferramentas e meios que auxiliam nesse processo. Vamos a eles:

1. Avaliar Fórmula: Ao executar passo a passo suas funções é possível acompanhar a ordem de execução lógica de resolução da fórmula / função. Ideal para funções complexas ou até mesmo indicado para você que está começando a trabalhar com o Excel. É um excelente recurso para auxiliar em seu aprendizado. Já gravei um vídeo para meu canal no Youtube com esse recurso. Se você ainda não viu, clique aqui para ter acesso a ele.



2. Rever a fórmula / função: É muito comum criarmos planilhas em curtos períodos de tempo por causa da pressa ou necessidade de uma solução. Acabamos salvando e encaminhando a planilha para outras pessoas sem os devidos testes e o erro é detectado. Não por você, mas pelo seu cliente ou usuário! Essa é uma situação bem incômoda. Para evitar isso tenho uma técnica simples que é revisar se a fórmula foi bem construída. Se for uma fórmula que necessita de uma matriz de valores, verifico se esse intervalo está protegido ($). Se é uma fórmula que copiei para linhas inferiores verifico se havia protegido a referência antes da cópia. Edito a fórmula pressionando F2 para que as células que tenha utilizando em sua construção sejam marcadas na tela em cores, para facilitar a identificação da origem. Com relação a este quesito é muito simples encontrar a falha quando o usuário simplesmente muda a linha da célula, na hora de seleção. Isso é fácil de identificar na imagem abaixo.

3. Rastrear Dependentes / Precedentes: Antes de mover ou apagar dados de sua planilha verifique se há fórmulas dependentes ou precedentes da célula que irá apagar /mover. Muitas vezes utilizamos células em Faixas Nomeadas, em matrizes, gráficos ou tabelas dinâmicas. Referenciamos também a célula em outras fórmulas e, com essa checagem, você poupará muito retrabalho. Já gravei uma aula sobre o tema também. Clique aqui e tenha acesso.



4. Verificar os tipos de dados importados pelo Power Query. Quando importamos dados para o Power Query, o mecanismo de importação faz uma verificação e marca cada uma das colunas com o tipo de dados. Pode acontecer que os tipos sejam identificados incorretamente ou que sejam marcados com o tipo “qualquer”. Nessa situação, assim que fizer a importação repasse se as colunas foram corretamente identificadas. Isso vai te poupar muito trabalho quando o processo de ETL estiver em sua fase de conclusão.
  
5. Limpar e organizar textos: Antes de fazer análise por agrupamento com Tabela Dinâmica ou Power Query verifique as colunas onde há textos. Verifique se eles estão coerentes e sem inconsistências. Considero como inconsistência espaços antes e depois do texto, espaçamentos extras entre as palavras, caracteres não imprimíveis que foram trazidos com o processo de importação de textos, etc. Se você não vai fazer o ETL com o Power Query então recomendo que verifique e faça as correções necessárias com o uso de funções diretamente na planilha. Essas funções podem ser arrumar, direita, esquerda, ext.texto, entre outras. Tenho aulas que demonstram o uso desses recursos. Clique aqui para acessar a playlist de funções completa.

Seguindo essas pequenas dicas tenho certeza que você conseguirá ser mais produtivo e terá muito menos retrabalho com suas planilhas.
E você? Quais dessas dicas você já faz uso? Quais você não utilizava?

Até o próximo artigo!

Alessandro Trovato

Autor Alessandro Trovato

Esta é uma breve descrição no bloco de autor sobre o autor. Você edita-lo, no html
«
Proxima
Postagem mais recente
»
Anterior
Postagem mais antiga

Nenhum comentário

Comentarios